Recentemente foram actualizadas as Guidelines para Eventos, como tal nada como rever o que é necessário para publicar um evento!
A ideia dos Eventos é o convívio entre geocachers, por isso são organizados por geocachers para convívio entre geocachers.
Eventos que ocorram fora do âmbito do geocaching e que não dependam de estar listados em geocaching.com para existir, não se qualificam como Eventos de Geocaching (festivais de música, eventos desportivos, festas populares ou encontros de escuteiros são exemplos do que não é um Evento de geocaching).
Uma reunião de geocachers para procurar caches é a própria prática de geocaching em si e não um Evento.
Um Evento pode ter várias componentes e/ou actividades. Uma sequência de Eventos ou eventos com horas e locais aproximados e que tenham o mesmo público-alvo devem ser submetidos como um único evento, podendo adicionar-se à página do Evento vários Pontos Adicionais com as coordenadas de cada actividade.
Os Eventos têm que ser submetidos com um mínimo de duas semanas de antecedência e não são publicados com mais de três meses de antecedência em relação à data do evento. Pode ser autorizada uma antecedência excepcional de seis meses pela Groundspeak, se for comprovada a necessidade de pernoita dos participantes ou se o Evento for preparado de modo a atrair visitantes de locais distantes.
Nas páginas dos Eventos deve estar explícito a hora de início do mesmo nas coordenadas publicadas, bem como a hora de término, tal como a indicação do horário em que cada actividade terá lugar no caso de existirem vários Pontos Adicionais para as várias actividades.
Passados cerca de 30 dias do Evento, o organizador deverá arquivar a página. Esta acção não é impeditiva de que os geocachers que ainda não o tenham feito, possam mais tarde registar na página a sua participação.
Os Eventos, tal como as outras geocaches, só serão publicados se cumprirem as regras para geocaches comerciais.
As páginas dos eventos apenas podem mencionar a venda de trackables de Geocaching.com.
As páginas podem incluir uma ligação para uma página externa não comercial e pode ser pedido aos geocachers que façam uma inscrição numa página externa própria para o efeito.
Os organizadores podem incluir na página:
- informação básica acerca da localização (nome e morada), mesmo que seja numa localização comercial;
– indicação sobre a necessidade de cobrir o custo legítimo do evento (o aluguer de um recinto por exemplo. Uma ementa com preços não é aceitável);
- uma lista de patrocinadores, sem logotipos ou URLs.
Os organizadores não podem exigir que os geocachers façam ou participem em qualquer outra actividade além de estar nas coordenadas publicadas no horário estabelecido. Tudo além disso é opcional, não constituindo por isso o seu não cumprimento ou participação impedimento de que se faça o registo online da participação no Evento.
Mega-Eventos
Esta é uma designação que a Groundspeak pode atribuir a Eventos que, por mérito próprio atinjam mais de 500 participantes, ou se anteriormente os organizadores já atingiram esse patamar.
Esta designação é atribuída pela Groundspeak e o evento por ser publicado com uma antecedência de até um ano.
Estes eventos têm obrigatoriamente que respeitar todas as regras de geocaches comerciais e a designação pode ser negada ou retirada pela Groundspeak caso sejam organizados por empresas de serviços concorrentes sem devida autorização.
O custo do acesso ao Mega-Evento deve reflectir o custo de organização do mesmo.
Os Mega-Eventos são anunciados na newsletter semanal da Groundspeak e por isso difundidos a nível global.
Os organizadores de Mega-Eventos ou de Eventos que almejem alcançar essa designação deverão contactar a Groundspeak directamente para declarar essa intenção e para receberem instruções claras dos passos a tomar.